Règles des comptes des avocats décodées : argent et débours des clients

Solicitors sont le sujet FLK2 que les candidats aiment laisser pour la fin, puis paniquer tranquillement. Il n’existe pas de jurisprudence riche à apprécier, ni de doctrine à argumenter. Juste un ensemble de règles sur l'argent qui se trouve dans quel compte bancaire, et un système de notation qui ne se soucie pas de votre intelligence si vous mettez un crédit dans la mauvaise colonne. La bonne nouvelle ? Une fois le clic cliqué, les comptes sont l'une des zones les plus marquantes de tout SQE1. La logique est mécanique. Maîtrisez quelques idées de base et vous pourrez encaisser des notes tandis que d'autres sujets vous feront transpirer.

Laissez-moi vous expliquer les éléments qui font réellement trébucher les gens (l'argent des clients, les reçus et les décaissements mixtes) de la même manière que je les expliquerais à un collègue la semaine précédant l'examen.

Pourquoi l'argent des clients est tout le jeu

Supprimez tout et les règles de comptes SRA existent pour protéger une chose : l'argent qui appartient à quelqu'un d'autre que l'entreprise. C'est ça. Chaque règle, chaque entrée dans le grand livre, chaque casse-tête en partie double découle d'un seul principe : l'argent du client doit être séparé de l'argent propre de l'entreprise et doit être disponible pour le client sur demande.

Donc, votre premier réflexe sur toute question relative aux comptes devrait être une question personnelle : à qui appartient cet argent ? S'il appartient au client, il appartient au compte client et est enregistré du côté client du grand livre. S'il s'agit des frais de l'entreprise (les frais que vous avez facturés, l'argent que le client vous doit), ils appartiennent au compte professionnel. Confondez les deux et vous n'avez pas seulement perdu une marque ; dans la pratique, vous avez enfreint les règles.

L'argent du client, au sens large, est l'argent que l'entreprise détient ou reçoit et qui se rapporte à :

• argent détenu ou reçu pour un client, ou pour un tiers, dans le cadre de services réglementés ;
• argent retenu au titre de coûts ou de débours non encore facturés ;
• argent détenu en tant que fiduciaire ou à un autre titre fiduciaire ;
• argent reçu au titre des honoraires et des débours impayés avant l'entreprise a remis une facture.

C'est dans ce dernier cas que les roues se déchaînent pour beaucoup de candidats, alors gardez cette pensée - nous y reviendrons sous des reçus mitigés.

Les deux comptes sur lesquels vous raisonnez toujours

Imaginez deux seaux. Le compte client détient l’argent du client. Le compte professionnel (parfois appelé compte professionnel) contient l'argent propre de l'entreprise. Chaque transaction qui vous est posée est en réalité une question de savoir dans quel compartiment l'argent doit se trouver et comment vous enregistrez le mouvement.

En termes à double entrée, chaque côté comporte deux colonnes : un débit (DR) et un crédit (CR). L'argent entrant est un crédit au grand livre concerné ; l'argent retiré est un débit. La feuille de caisse reflète l'écriture comptable du côté opposé. Rien de tout cela n’est difficile. Cela récompense simplement le fait d'être soigné et cohérent, ce qui, sous la pression des examens, est plus facile à dire qu'à faire.

Reçus mixtes : un chèque, deux destinations

Voici le scénario que les examinateurs adorent. Un client vous envoie un paiement unique contenant both l'argent du client et l'argent de l'entreprise. Il s'agit peut-être du règlement de votre facture plus de l'argent pour des travaux futurs. Il s'agit peut-être d'un paiement d'achèvement qui inclut vos frais. Un chèque, un virement bancaire, mais deux propriétaires différents qui s'y cachent.

Il s'agit d'un réception mixte, et les règles vous donnent le choix sur la manière de le traiter.

1. Divisez le paiement. Payez la partie argent du client directement sur le compte client et la partie argent de l'entreprise directement sur le compte professionnel. Propre, immédiat, sans risque.
2. Mettez d'abord le tout sur le compte client, puis transférez rapidement l'élément d'argent professionnel sur le compte professionnel.

Ce que vous devez not faire, c'est verser le tout sur le compte professionnel et y laisser l'argent du client. L'instinct de protection par défaut est toujours le suivant : en cas de doute, le compte client est le lieu le plus sûr, car l'argent du client dans le compte professionnel constitue une violation, alors que l'argent professionnel brièvement dans le compte client (puis rapidement déplacé) est toléré.

L'habitude la plus utile dans les comptes : avant de toucher un grand livre, nommez le propriétaire de chaque livre devant vous. Obtenez le droit de propriété et les entrées s'écrivent presque toutes seules.

Une nuance qui mérite d’être soulignée. L'argent reçu pour les coûts de votre entreprise ne devient de l'argent professionnel qu'une fois que vous avez remis une facture. Recevez-le avant la facturation, et c'est l'argent du client — il va dans le compte client. Ce moment est examiné en silence, encore et encore, car il vous oblige à suivre simultanément les faits deux : à quoi sert l'argent et si une facture a déjà été émise.

A exemple travaillé

Rendons les choses concrètes. Vous représentez Priya dans le cadre d'un litige commercial. Le 14 mai, elle transfère 6 000 £ à votre entreprise. Sur ce montant, 2 000 £ représentent le règlement d’une facture que vous lui avez remise la semaine dernière ; les 4 000 £ restants représentent de l'argent pour des travaux supplémentaires que vous n'avez pas commencés.

Raisonnez-le :

• Les 2 000 £ concernent une facture livrée – c'est l'argent de l'entreprise. Compte professionnel.
• Les 4 000 £ correspondent à travail futur non facturé – c'est l'argent du client. Compte client.

Première approche acceptable : verser simultanément 2 000 £ à l'entreprise et 4 000 £ au client. Deuxième approche acceptable : verser la totalité des 6 000 £ sur le compte client, puis transférer rapidement 2 000 £ à l'entreprise. Les deux sont conformes. Maintenant, retournez un fait : disons qu’aucune facture n’a encore été livrée pour ces 2 000 £. La totalité des 6 000 £ est de l’argent du client, et toute tentative d’en acheminer une partie vers une entreprise serait une violation. Mêmes chiffres, réponse complètement différente. C'est le levier préféré de l'examinateur.

Débours : la distinction qui décide de l'entrée

« Débours » désigne simplement un paiement que le cabinet effectue à un tiers au sujet du client : frais de justice, honoraires d'avocat, frais de recherche, rapports d'experts, frais de registre foncier. Assez simple comme mot. Le problème est que comment vous enregistrez le paiement d'un débours dépend d'une distinction que les candidats truquent régulièrement.

La question à poser : payez-vous cela avec l'argent que le client vous a déjà donné, ou le payez-vous de la poche de l'entreprise et le récupérez-vous plus tard ?

Paiement à partir de l'argent détenu par le client

Si vous détenez suffisamment d'argent du client sur le compte client pour couvrir le décaissement, vous pouvez le payer à partir de là, à condition que l'argent soit correctement disponible à cette fin. Vous débitez le livret client et le compte espèces client. Terminé.

Paiement avec l'argent propre de l'entreprise

Si vous payez un décaissement à partir du compte professionnel – l'entreprise supportant le coût – il s'agit d'une transaction sur le compte professionnel enregistrée du côté de l'entreprise. Vous le récupérerez plus tard auprès du client, généralement sur la facture. Le piège ici, ce sont les candidats qui consultent instinctivement le grand livre du client parce que le mot « décaissement » leur fait penser « client ». Le propriétaire de l'argent en premier, toujours.

La ride VAT

et VAT génèrent une part disproportionnée d’erreurs comptables. Le fait que VAT soit facturé et sur qui dépend de la nature du paiement et de l'analyse de l'agence qui le sous-tend. Pour les besoins de SQE1, n'essayez pas de mémoriser chaque permutation - comprenez le principe selon lequel VAT suit l'offre et que certains paiements de tiers sont traités comme des dépenses propres de l'entreprise (VAT récupérables par l'entreprise) tandis que d'autres sont de véritables débours d'agence transmis au client. Ensuite, explorez les modèles avec des questions pratiques jusqu'à ce que les modèles de faits courants vous semblent familiers. C’est exactement le genre de sujet où la répétition l’emporte sur la théorie.

Intérêts, déficits et règles que les gens oublient

Trois zones plus petites apparaissent assez souvent pour valoir un laissez-passer délibéré.

Intérêts sur l'argent du client. Une entreprise doit rendre compte au client d'une juste somme d'intérêts sur l'argent du client qu'elle détient, lorsqu'il est juste et raisonnable de le faire. Notez le cadrage : il s'agit d'une norme d'équité, pas d'un taux fixe que vous devez réciter. Ne cherchez pas un pourcentage magique dans la question ; vérifiez si la comptabilisation des intérêts est équitable compte tenu du montant et de la durée de détention.

Déficits et manquements. Si l'argent du client disparaît du compte client ou si le compte client est à découvert, l'entreprise doit rapidement combler le déficit en utilisant son propre argent. Rapidement. Les règles ne vous laissent pas de temps libre. Dans une question, repérer une brèche et identifier la mesure corrective requise est souvent l'endroit où se trouvent les marques.

Retraits du compte client. Vous ne pouvez retirer l'argent d'un client que dans le but pour lequel il est détenu, ou autrement autorisé, et uniquement jusqu'à concurrence du montant détenu pour ce client. Vous ne pouvez pas utiliser l'argent du client A pour financer la transaction du client B. L'argent de chaque client est réservé même s'il se trouve sur un seul compte commun. Ce dernier point – compte commun, grands livres séparés – déroute beaucoup de gens qui imaginent un compte bancaire distinct par client. Il n'y en a pas. La séparation est dans la comptabilité.

Comment réviser cela pour FLK2

Solicitors Accounts est l'un des six sujets FLK2, aux côtés de Property Practice, Wills and the Administration of Estates, du droit foncier, des fiducies et du droit et de la pratique pénale. Dans l'évaluation, il est composé de 180 questions à meilleure réponse dans ce document - et rappelez-vous que FLK2 est une séance distincte de FLK1, chacune se déroulant sur deux sessions de 2 heures 33 minutes. Les questions de comptabilité arrivent donc mélangées à tout le reste, souvent déguisées en problèmes de propriété ou de testament où le véritable test est de savoir si vous pouvez publier la bonne entrée.

A quelques tactiques qui font véritablement bouger les choses :

• Développez votre mémoire musculaire, sans comprendre seul. Vous pouvez parfaitement comprendre les règles tout en tâtonnant dans un grand livre sous la pression du temps. La solution est le volume : des dizaines d'entrées traitées jusqu'à ce que "l'argent soit égal au crédit du grand livre du client" soit automatique.
• Indiquez toujours le propriétaire avant de publier. Écrivez « argent du client » ou « argent de l'entreprise » dans la marge de votre papier brouillon. Cela semble trivial. Cela évite votre erreur la plus coûteuse.
• Découvrez le calendrier des factures. La distinction entre les coûts avant et après la facturation est examinée sans relâche. Assurez-vous de pouvoir changer de réponse dès l'instant où les faits mentionnent (ou omettent) une facture livrée.
• Pratiquez les reçus mixtes à froid. Si vous pouvez diviser sans hésitation un paiement final désordonné en éléments client et éléments commerciaux, vous êtes en avance sur la plupart des candidats.

C'est précisément le genre de sujet dans lequel une bonne banque de questions gagne sa vie. La lecture des règles vous permet d'atteindre peut-être 40 % du chemin ; le reste est une reconnaissance de formes que vous ne pouvez construire qu'en répétant question après question. La banque de questions Ant Law SQE classe les questions sur les comptes par sous-thème, afin que vous puissiez obtenir des reçus mixtes le lundi et des décaissements le mardi plutôt que de les rencontrer au hasard. Son moteur de pratique intelligent repousse devant vous celles sur lesquelles vous vous êtes trompé, ce qui, pour un sujet mécanique comme la comptabilité, correspond exactement à la répétition espacée que vous souhaitez.

Où les comptes s'intègrent-ils dans le cadre plus large des qualifications

Reculez une seconde. Réussir FLK1 et FLK2 est un élément pour devenir avocat en Angleterre et au Pays de Galles. Le parcours complet menant à la qualification d'avocat nécessite également un diplôme de qualification ou équivalent, deux ans de Qualifying Work Experience (QWE) et le respect des exigences de caractère et d'aptitude du SRA. SQE2 teste ensuite cinq compétences juridiques pratiques : entretien avec les clients, plaidoyer, analyse de cas et d'affaires, recherche juridique et rédaction et rédaction juridiques – au moyen de tâches orales et écrites plutôt que de choix multiples.

Pourquoi mentionner tout cela dans un article sur les Comptes ? Parce que les candidats qui traitent les comptes comme une nuisance en cochant des cases passent à côté de l’essentiel. La discipline que vous construisez ici – nommer le propriétaire de chaque livre sterling, gérer l’argent des clients avec un soin scrupuleux – est le fondement de la confiance qu’un avocat détient. Cela se poursuit directement dans votre QWE et dans la pratique. Soyez négligent avec l'argent de vos clients dans le monde réel et vous n'échouerez pas simplement à un examen ; vous risquez toute votre carrière. Les règles semblent pédantes, précisément parce que les enjeux sont élevés.

A pour les taux de réussite : ils varient d'une séance à l'autre, et FLK2 a toujours été la plus difficile des deux épreuves pour de nombreux candidats, les comptes contribuant à leur part des notes perdues. Plutôt que de vous concentrer sur un pourcentage, consultez les derniers chiffres publiés sur sqe.sra.org.uk et considérez-les comme des tendances et non comme une fatalité. Et pendant que vous y êtes, considérez le site SRA comme votre source unique d'information pour tout ce qui est urgent : les fenêtres de réservation, les dates de séance et les tarifs changent tous, alors vérifiez-les directement plutôt que de vous fier à tout ce dont vous vous souvenez à moitié.

A auto-test rapide avant de continuer

Essayez ceci sans notes. Votre entreprise reçoit 900 £ d'un client, composé de 400 £ pour une facture que vous avez remise hier et de 500 £ au titre de frais de justice que vous n'avez pas encore payés. Où va chaque portion et quel est le moyen sûr de la mettre en banque ?

Si vous avez répondu : 400 £ correspondent à de l'argent professionnel (facture livrée), 500 £ correspondent à de l'argent client (détenu pour un décaissement futur, non facturé), et la méthode prudente consiste à encaisser le lot chez le client, puis à transférer rapidement les 400 £ à l'entreprise – vous avez le cœur du sujet. Si vous avez hésité sur les 500 £, c'est votre signal pour faire plus de répétitions avant le jour de l'examen.

Solicitors Accounts récompense le candidat calme, soigné et mécanique. Prenez l'habitude d'identifier d'abord le propriétaire de l'argent, étudiez les modèles de réception et de décaissement mixtes jusqu'à ce qu'ils deviennent une seconde nature, et cela devient une partie de FLK2 sur laquelle vous pouvez compter plutôt que redouter.

Prêt à le mettre en pratique ? Créez un ensemble de comptes ciblés sur la banque de questions Ant Law SQE sur antlaw.ai, publiez les entrées de vingt questions à reçus mixtes dos à dos et observez à quelle vitesse la logique cesse de paraître glissante. C'est le genre de pratique pratique FLK1/FLK2 qui transforme les comptes d'un souci en un banquier.